Actualisatie Handreiking Archief-KPI’s

6 november 2019
In de actualisatie van de handreiking archief-KPI's is de nieuwe en gewijzigde wet- en regelgeving sindsdien verwerkt; er zijn archief-KPI’s vervallen, gewijzigd en nieuw bijgekomen.

Er zijn verwijzingen opgenomen naar de vele sindsdien beschikbaar gekomen praktijknormen, handreikingen, etcetera, voor aspecten van het informatiebeheer. Op deze en andere wijzigingen wordt in hoofdstuk 2 en 3 van de handreiking nader ingegaan. Voor het beantwoorden van de Archief-KPI’s zal de werkgroep het bestaande e-formulier actualiseren. Het e-formulier leidt degene die het formulier invult op een gestructureerde manier door de KPI-vragen heen. Het is t.z.t. te downloaden van de website van de VNG.

Voor de goede werking van de archief-KPI’s is draagvlak en medewerking van de interbestuurlijke toezichthouders nodig. Indertijd is met IPO en het Landelijk Overleg Provinciale Archiefinspecteurs (LOPAI) afgesproken dat wanneer de Archief-KPI’s op de juiste wijze worden ingevuld, de gemeente voldoet aan de informatieverplichting in de richting van de provincie. LOPAI is daarom gevraagd om inhoudelijk te reageren op de geactualiseerde KPI’s en de tekst van de inleiding. Het zal rond 10 oktober deze reactie doorgeven.

LOPAI heeft tevens laten weten graag mee te denken over het informeren van de gemeenten en provincies zodat gemeenten niet alleen weten hoe ze de nieuwe KPI’s moeten gaan toepassen, maar dat ook duidelijk is dat de provinciale toezichthouders zijn betrokken en of de wijziging van invloed is op het proces van toetsing. Zo worden bijvoorbeeld vragen voorkomen van gemeenten aan de VNG of hun provincie of ze de oude of de nieuwe KPI’s moeten gebruiken.

Eind oktober 2019 zal er afstemming plaatsvinden met het LOPAI. Het pilotproject wordt begin januari 2020 afgerond. Na afronding van de pilots en verwerking van de reactie van het LOPAI zal een definitief concept ter accordering worden voorgelegd aan de Adviescommissie. Volgens de planning zal dat geagendeerd worden in de vergadering van 13 februari 2020.