Autoriteit Persoonsgegevens over Archiefwet

2 juli 2020
Volgens de AVG artikel 57 moet de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) advies geven aan regering, parlement en andere organen over ‘wetgevingsinitiatieven en bestuursmaatregelen in verband met de bescherming van persoonsgegevens’. De AP heeft dat ook gedaan inzake de wijziging Archiefwet.

Eenduidig regime is nodig
KVAN/BRAIN en de AP zijn het in zoverre helemaal met elkaar eens, dat je niet twee verschillende regimes en praktijken op de werkvloer moet krijgen: één conform de AVG en één conform de Archiefwet. Dat is onwerkbaar. Een eenduidig regime is dus wenselijk, waarin zowel aan de Archiefwet als aan de AVG wordt voldaan. Daarom pleit KVAN/BRAIN ook voor een informatiewet, waarin synchronisatie van wetgeving gaat plaatsvinden.
Afgezien daarvan zullen in de huidige omstandigheden beide vakgebieden – archivering en privacy – goed met elkaar moeten samenwerken om één praktijk te krijgen die aan beide uitgangspunten voldoet. Gelukkig bestaan er voorbeelden van gemeenten waar dat al goed werkt

Eén systeem
De minimale gegevensverwerking waar de AP het over heeft, is nu al vaak onderdeel van ‘archiving by design’. In de praktijk hoort dat samen te gaan met ‘privacy by design’, zoals ook geadviseerd in Weten of vergeten. In de praktijk is het namelijk niet zo dat er twee verschillende archiefsystemen worden ingericht, maar gaat het om één systeem dat aan zowel AVG als Archiefwet voldoet. Niet voor niets wordt in de handreiking innige samenwerking tussen archivarissen/gegevensbeheerders enerzijds en FG’s/privacyjuristen anderzijds geadviseerd.

Pleidooi voor interpretatie- en beslisruimte
De AP stelt in het advies dat niet alles op stel en sprong hoeft, dat de praktijk zich mogelijk nog moet uitkristalliseren. Dat is zo, maar om alles in nadere regelgeving uitputtend vast te leggen gaat te ver. Immers, de techniek schrijdt razendsnel voort. En: er moet een zekere interpretatie- en beslisruimte overblijven bij de uitvoering. Volgens KVAN/BRAIN zou niet alles uit het advies overgenomen moeten worden en ook hoeft niet alles meteen. OCW en het archiefwezen moeten wel heel goed zelf het initiatief houden en opletten dat het belang van niet alleen authenticiteit en openbaarheid, dat de AP noemt, maar ook dat van rechten van burgers en bewijs en verantwoording naar de samenleving, waar de Archiefwet voor staat, stevig overeind moet houden. (Zie het drama bij de Belastingdienst: wat was er gebeurd als de persoonsgegevens waren verwijderd, zodat mensen niet meer gecompenseerd konden worden?)