Handreiking Bewaren e-mail Rijksoverheid

12 oktober 2018
In de digitale wereld is de hoeveelheid digitale overheidsinformatie extreem gegroeid. E-mail is inmiddels de voornaamste vorm van communicatie binnen het Rijk. Ter illustratie: Het aantal verzonden en ontvangen e-mails binnen het Rijk bedraagt naar schatting minstens een miljard per jaar. Er is een grote businesscase voor het verbeteren van de digitale informatiehuishouding binnen het Rijk.

Het programma Rijk aan Informatie (RaI) heeft een nieuwe werkwijze ontwikkeld voor het bewaren van e-mail. Deze werkwijze maakt het mogelijk om wel te voldoen aan de vereisten van de Archiefwet, de WOB en de AVG op een manier die van individuele medewerkers minder vergt dan bestaande werkwijzen. Deze nieuwe werkwijze gaat uit van het zo min mogelijk belasten van de medewerker, gecombineerd met het slim en veilig terug kunnen vinden van informatie en beoogt het realiseren van een tweetal doelen:

  1. Het veiligstellen van de inhoud van de e-mailboxen van de Rijksoverheid, zolang de desbetreffende informatie beschikbaar moet zijn voor het behandelen van WOB-verzoeken, parlementaire enquêtes, etc.
  2. Het blijvend bewaren van de veiliggestelde e-mails die met het oog op toekomstig (historisch) onderzoek van waarde worden geacht. Blijvende bewaring houdt in dat informatie op termijn over wordt gebracht naar het Nationaal Archief, waar de betreffende e-mail door het publiek mag worden ingezien voor zover daar op grond van de Archiefwet geen beperkingen aan zijn gesteld.

Download hier de concepthandreiking Bewaren van e-mail Rijksoverheid