Impactanalyse openbaarheid en inzage van jonger (overgebracht) archief

28 januari 2019
In het kader van de voorbereiding van de herziening van de Archiefwet laat het ministerie van OCW onderzoek doen naar de impact van het vervroegen van de overbrengingstermijn op de besluitvorming over de openbaarheid en inzage van de overgebrachte overheidsinformatie.

In een eerdere impactanalyse door Panteia e.a. zijn effecten van verkorting van de overbrengingstermijn in beeld gebracht. Mede naar aanleiding hiervan is besloten dat een verkorting van de overbrengingstermijn niet met terugwerkende kracht zal ingaan.

Het onderzoeksbureau APE doet in opdracht van het ministerie van OCW aanvullend onderzoek, specifiek naar de gevolgen die overbrenging van jonger archief heeft voor de besluitvorming over openbaarheid en inzage in (overgebrachte) overheidsinformatie; zie paragraaf 4.2. van de brief aan de Tweede Kamer. De resultaten van het onderzoek worden door het ministerie van OCW betrokken bij de uitwerking van de herziene Archiefwet.

Doel onderzoek

Doel van het onderzoek is om in beeld te brengen in hoeverre de verkorting van de overbrengingstermijn leidt tot extra kosten of een verschuiving van kosten, specifiek rond de openbaarheid en inzage van (jonger) archief. Hiertoe moet het onderzoek inzicht geven in de belangrijkste hiermee samenhangende processen en kostendrijvers voor de betrokken organisaties, zowel archiefvormers als archiefbewaarplaatsen. Ook moet het onderzoek kwantitatieve gegevens opleveren om de financiële impact van verschillende opties te kunnen berekenen.

Aanpak onderzoek

Omdat er veel verschillende organisaties betrokken zijn en kengetallen niet systematisch en uniform worden bijgehouden, zal APE een verdiepend onderzoek uitvoeren bij 20 geselecteerde organisaties (Rijk, provincies, gemeenten en waterschappen). Daarbij maakt APE combinaties van archiefbewaarplaatsen en ‘hun’ archiefvormers. Van de deelnemende organisaties wordt gevraagd om relevante stukken en gegevens beschikbaar te stellen en mee te werken aan interviews en regionale workshops. In een aantal stappen zal APE met de deelnemende organisaties komen tot: (1) een overzichtelijke visualisatie van de betrokken processen, inclusief kostendrijvers (2) een rekenmodel om de financiële gevolgen te onderbouwen. Het onderzoek loopt van januari tot eind april 2019. De uitkomsten van het onderzoek worden openbaar.

Voor het onderzoek is een begeleidingscommissie gevormd onder voorzitterschap van het ministerie van OCW, met verder leden namens het ministerie van BZK, het Nationaal Archief, VNG, IPO, UvW en KVAN/BRAIN.

Links

Brief Minister BVOM (Kamerstuk 29 362, nr. 272, d.d. 13 juni 2013)

Verslag schriftelijk overleg Tweede Kamer (Kamerstuk 29 362, nr. 274, d.d. 22 oktober)