Nieuw: handreiking AVG en Archiefwet

16 april 2020
De langverwachte handreiking Weten of vergeten? is uit. Deze brengt voor informatiemanagers en -beheerders bij de overheid in beeld hoe in de praktijk van alledag om te gaan met AVG in samenhang met de Archiefwet. Doel is dat zij een goede gesprekspartner zijn voor privacyfunctionarissen, FG’s en andere privacy-specialisten.

Anders dan vaak wordt gedacht, spreken Archiefwet en AGV elkaar niet tegen, maar zijn ze prima met elkaar te combineren. In de handreiking vind je dan ook een pleidooi voor een intensieve samenwerking tussen deskundigen op het gebied van privacy en die op het gebied van de Archiefwet. Alleen dan kan het beschermen van persoonsgegevens samengaan met belangen als authenticiteit en integriteit van informatie, goede bedrijfsvoering en geheugenfunctie volgens de Archiefwet. Sterker nog: een goede uitvoering van de AVG kan niet zonder ook de Archiefwet uit te voeren en andersom. 

Informatiebeheer

De handreiking is gericht op informatiebeheer, ofwel het beheer van informatie die uiteindelijk vernietigd moet worden én permanent te bewaren informatie die nog niet is overgebracht naar een archiefbewaarplaats. Het gaat dus niet over archieven die in een archiefbewaarplaats worden beheerd. De uitgebreide feedback die de auteurs ontvingen van de Autoriteit Persoonsgegevens en het Nationaal Archief is verwerkt.

Praktijkvoorbeelden

Het eerste deel van de handreiking legt uit wat er op strategisch, tactisch en operationeel niveau binnen organisaties moet gebeuren om aan de AVG én de Archiefwet te voldoen, met veel praktijkvoorbeelden en tips. Het tweede deel diept de onderwerpen uit die van belang zijn voor informatiemanagers en -beheerders, zoals: bewaren en vernietigen van informatie met persoonsgegevens, keuze van passende waarborgen voor de bescherming van persoonsgegevens, omgang met bijzondere persoonsgegevens, het BSN, actieve publicatie van informatie met persoonsgegevens en het ‘recht op vergetelheid’ en andere rechten van burgers. Het tweede deel geeft nog meer voorbeelden en leent zich goed als naslagwerk.

Reageren

De subwerkgroep Informatiebeheer van de Werkgroep AVG is erg benieuwd naar de reacties uit het veld en naar het gebruik van de handreiking in de praktijk. We zullen deze reacties het komende jaar verzamelen en daar bij een volgende editie ons voordeel mee doen.

Reageren kan via info@loef-advies.nl

Download de handreiking ‘Weten of vergeten?’ kosteloos.