Reactie minister Justitie en Veiligheid op KVAN/BRAIN-brief over evaluatie AVG

7 november 2019
AVG uitzonderingen mogelijk ook voor NIOD, Atria en andere categorale instellingen. Voor archieven met persoonsgegevens geldt ondubbelzinnig de selectielijst.

Minister Dekker heeft in zijn Kamerbrief van 31 oktober gereageerd op de brief van KVAN/BRAIN van juli dit jaar over de zorgen, die wij ons maakten over onduidelijkheden in de relatie AVG-Archiefwet met gevolgen voor de praktijk van informatiebeheer en archivering.

Wij verzochten in onze brief, om de uitzonderingen op de rechten van burgers uit de AVG, die gelden voor persoonsgegevens in archiefbewaarplaatsen, ook te laten gelden voor archieven bij categorale instellingen zoals NIOD, IISG, Atria, Beeld en Geluid en andere niet-archiefbewaarplaatsen. Omdat deze uitzonderingen nu niet opgaan voor categorale instellingen, gelden AVG-rechten van burgers zoals het recht op inzage en het recht op rectificatie onverkort. Deze instellingen kunnen dus worden bestookt met verzoeken die hen verplichten de hele collectie te doorzoeken,  overzichten te leveren van alle persoonsgegevens van een betrokkene en ook om gegevens te rectificeren. Dit levert veel werk op, is vaak onuitvoerbaar en kan, bij honorering van een verzoek om rectificatie, gegevensverlies en aantasting  van de integriteit van het archief betekenen. In zijn brief zegt de minister toe, dat hij met zijn collega van OCW zal onderzoeken, of de uitzonderingen voor archiefbewaarplaatsen ook kunnen gaan gelden voor bepaalde niet-archiefbewaarplaatsen. Dit zou wijziging van de Uitvoeringswet AVG art. 45 kunnen betekenen (zie 1.2.5 in brief en bijlage).
KVAN/BRAIN is verheugd over deze toezegging en is graag bij het vervolg betrokken.

In de KVAN/BRAIN-brief van juli meldden wij ook, geluiden te hebben ontvangen over ontijdige vernietiging van (dynamische en semi-statische) archieven met persoonsgegevens, op grond van verkeerd begrepen AVG-bepalingen. Daarover schrijft de minister, dat dit zeker niet de bedoeling is, maar dat er rekening gehouden moet worden met de Archiefwet. De termijnen die in de selectielijsten zijn vastgesteld, zijn de legitieme grondslag om archieven, ook archieven met persoonsgegevens te bewaren en (waar van toepassing) als historisch archief over te brengen naar een archiefbewaarplaats; dit is zelfs verplicht (zie 1.3.5 van brief en bijlage). KVAN/BRAIN is blij met deze ondubbelzinnige uitleg, die een eind maakt aan de onduidelijkheid die in veel organisaties bleek te leven. In de Kamerbrief staat ook, dat de minister en zijn collega van Onderwijs en Media verwachten, dat meer voorlichting vanuit de Autoriteit Persoonsgegevens en de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed onduidelijkheid over de raakvlakken AVG-Archiefwet verder zal verhelpen. Ook zal bij de wijziging van de Archiefwet in de memorie van toelichting  aandacht worden besteed aan de relatie met de AVG.

Bekijk hier de hele Kamerbrief.