Update Werkgroep AVG

22 oktober 2018
De werkgroep AVG werkt aan praktische oplossingen voor de beschikbaarstelling van de gezinskaarten en doet onderzoek naar de status van niet-overgebrachte en naar particuliere archieven overgebrachte archieven in relatie tot de AVG. Coördinator Marianne Loef doet verslag.

De werkgroep van KVAN/BRAIN is hard aan het werk om praktische oplossingen te vinden voor de kwestie-gezinskaarten en dergelijke casus. Er is onder meer een beslisboom onder handen om de status van een (overgebracht) archiefbestand te bepalen. Aan de hand daarvan wordt duidelijk welke maatregelen er per geval in relatie tot de AVG genomen kunnen en moeten worden. De opties zijn:
- virtuele studiezaal, bijvoorbeeld digitaal afschermen van bestanden via wachtwoorden en dergelijke,
- een digitaal goed toegankelijk nationaal Register van Overledenen
- deels afschermen van gegevens op scans en digitale documenten via bijvoorbeeld een rooster.

Nationaal Register van Overledenen

KVAN/BRAIN is inmiddels een overleg gestart met het CBG over de tweede optie. Het beschikbaar zijn van een digitaal, nationaal Register van Overledenen voor het archiefwezen zou natuurlijk een uitkomst zijn bij het snel en eenvoudig bepalen of persoonsgegevens al of niet openbaar kunnen zijn. De AVG is immers niet van toepassing op overleden personen. Duidelijk is al wel geworden, dat er bij het CBG geen kant- en-klaar digitaal bestand bestaat dat hiervoor gebruikt kan worden. Zo zijn de persoonskaarten 1940 - 1994 die het CBG beheert nog niet gedigitaliseerd. Het CBG beheert geen gezinskaartenbestand.
In december is een overleg van Nationaal Archief, bestuur van KVANBRAIN en Erfgoedinspectie met de Autoriteit Persoonsgegevens ingepland. 
Op het KIA platform Juridische Zaken zijn alle activiteiten van de werkgroep te volgen.

Onderzoek

Het onderzoek naar de status van te bewaren én vernietigbaar, niet overgebracht archief in relatie tot de AVG loopt. Hieraan wordt ook aandacht besteed tijdens de KIA Kennistournee die op 25 oktober voor de Rijksoverheid wordt gehouden. Ook het uitzoeken van de status in relatie tot de AVG van de naar particuliere instellingen zoals NIOD en Beeld en Geluid overgebrachte archieven loopt nog. De werkgroep vergadert weer op 5 november. Wil je meedenken met alle genoemde onderwerpen, heb je er ervaringen mee of informatie over, zet het in het Kennisplatform Juridische Vraagstukken of meld het aan Marianne, info@loef-advies.nl