Kwaliteitszorginstrumenten

9 mei 2013
Het Kwaliteitshandboek Archieven helpt archiefinstellingen om te komen tot good governance, dat wil zeggen: democratisch legitiem, rechtmatig, effectief en integer opereren. De balans tussen deze vier pijlers is hierbij cruciaal.

Kwaliteitszorg hoort bij professionele instellingen die hun klanten en zichzelf serieus nemen. Aanpalende sectoren zoals de openbare bibliotheken en de musea gingen de archieven op dit gebied al voor. De Vereniging van Openbare Bibliotheken werkt zelfs met een certificeringssysteem en de musea kennen het Museumregister. Zo ver is het in de archiefbranche nog niet. Maar de belangrijkste instrumenten om zelf met kwaliteitszorg aan de slag te gaan zijn wel voorhanden.

Handboek

Het Handboek bevat kwaliteitsnormen die ontleend zijn aan wetgeving en (inter)nationaal geaccepteerde normdocumenten. De meeste normen in dit document zijn dan ook niet nieuw. Als het goed is, houden instellingen zich er ook al aan. Door het invoeren van dit Handboek kunnen instellingen dat inzichtelijk maken. Dat is goed voor de verantwoording aan bestuurders en financierders, maar ook zinvol als managementtool. Om te kunnen aantonen dat een instelling aan een norm voldoet, volstaat vaak het verzamelen van bestaande gegevens. Uitgebreide verslagen zijn niet nodig. De implementatie van het Handboek is vrij eenvoudig en als het goed gedaan wordt, zal het snel leiden tot beheersing en/of verbetering van prestaties, processen, klanttevredenheid, kosteneffectiviteit en flexibiliteit van de organisatie.

Zelfevaluatie

Met de vragenlijst voor de zelfevaluatie kun je eenvoudig een quickscan uitvoeren naar kwaliteit van je instelling.