Hulpmiddelen en modellen

description of prakabri

Samenwerken en kennis delen is de kracht van een koepelorganisatie zoals KVAN/BRAIN. Daarom maken we, wanneer daar behoefte aan is, met elkaar hulpmiddelen en modellen voor professie en branche.

Puck Huitsing

Actueel
Actueel
Gesloten
Gesloten dossier
Actief worden titel
Idee voor een nieuw model of hulpmiddel?
Actief worden omschrijving
Denk je dat er behoefte is aan een nieuw hulpmiddel voor archiefprofessionals en/of -instellingen? Neem dan contact op met info@kvanbrain.nl. Wij helpen je graag om de behoefte verder te onderzoeken en eventueel om acties uit te zetten.
Toon aanmeld blok
Toon blok
Aanmeldformulier
Uw gegevens
Header afbeelding
Inhoud

Twee weten meer dan een. Alleen ga je sneller, maar samen kom je verder. Al die clichés zijn waar. Daarom steunen we initiatieven om samen tools te ontwikkelen die archivarissen en archiefinstellingen in het hele land goed kunnen gebruiken.

 

Op het gebied van archiefbeheer en archiefdienstverlening staan veel professionals en instellingen voor dezelfde en/of vergelijkbare opgaven. In die gevallen loont het de moeite om de krachten te bundelen en op basis van gedeelde expertise en inspanningen generieke hulpmiddelen te maken. 

Wat doet KVAN/BRAIN?

KVAN/BRAIN faciliteert initiatieven van leden om te komen tot generieke hulpmiddelen en modellen. Denk daarbij aan modellen voor een Besluit Informatiebeheer en een Archiefverordening voor overheidsorganen. Of aan een leidraad voor ICT-opdrachtgeverschap, die je kan helpen om een inkoopproces goed te laten verlopen en  ongewenste situaties als een vendor lock-in te voorkomen. Ook zorgt KVAN/BRAIN ervoor dat dergelijke tools bekend gemaakt en beschikbaar gesteld worden. 
 

Weergeven op website
Weergeven

Handreiking anderhalvemetersamenleving

01_afbeelding.png

Om die vraag te beantwoorden is de Handreiking anderhalvemetersamenleving binnen de archiefsector ontwikkeld. Dit is een generieke richtlijn voor archiefinstellingen om de bezoekers, medewerkers en vrijwilligers binnen archiefinstellingen een veilige omgeving te kunnen bieden. Iedere instelling kan de richtlijn zelf vertalen naar de eigen situatie. De handreiking is tot stand gekomen dankzij de input van leden van KVAN en BRAIN.
De handreiking is door KVAN/BRAIN aangeboden aan het ministerie van OCW. Het ministerie heeft daar positief op gereageerd: goede actie, sluit aan bij bibliotheeksector. Er is afgesproken dat iedere archiefinstelling, in overleg met de overkoepelende organisatie c.q. het bestuur, afstemt over het moment van opening. De handreiking kan bij openstelling dienen als een praktisch handvat voor de vertaalslag naar de eigen situatie. Uiteraard gelden dan ook de eigen protocollen van de overkoepelende organisatie.

Download de handreiking

Digitale collectie Coronavirus in Nederland

Ons hele land en de rest van de wereld staan op z’n kop. Het Coronavirus raakt ons allemaal en beheerst momenteel het nieuws. De eerste zorg is uiteraard de gezondheid van iedereen en de maatregelen om de verspreiding van het virus in te dammen. Maar ook wordt er geschiedenis geschreven. De meeste Nederlanders zullen zich deze uitzonderlijke periode nog lang herinneren: de sluiting van scholen, winkels, horeca, instellingen, het massaal thuiswerken en lesgeven aan huis, maar ook de sociale cohesie. Meer dan voorheen communiceren mensen en organisaties via uiteenlopende digitale kanalen. Nog nooit in de geschiedenis waren we zo afhankelijk van digitale middelen en online informatie. Deze herinnering moeten we samen vastleggen en levend houden voor de toekomst.

Help mee het digitale verhaal te bewaren

Bijna alle communicatie tijdens het Coronavirus in Nederland gaat via digitale media, zoals websites, Facebookpagina’s, tweets, chats, online dagboeken, YouTube-kanalen, memes en digitale foto’s. Deze bronnen lijken voor de meeste mensen het eeuwige digitale leven te hebben, maar zijn uitermate kwetsbaar en zullen straks, als de crisis over is, als eerste weer verdwenen zijn als we niets doen. Door ze duurzaam te bewaren en toegankelijk te maken kunnen we de herinneringen levend houden.

Op dit moment werkt een aantal erfgoedinstellingen in Nederland al aan het verzamelen en bewaren van bronnen met betrekking tot het Coronavirus, maar er kan nog meer gedaan worden. Het Netwerk Digitaal Erfgoed roept Nederlandse erfgoedinstellingen op om het digitale verhaal van het Coronavirus in Nederland te bewaren. Erfgoedinstellingen kunnen een bijdrage leveren aan het opbouwen van een ‘Coronaviruscollectie’.

Wat kun je doen?

  1. Selecteer op lokaal niveau bronnen die te maken hebben met het Coronavirus. Je kunt hiervoor bijvoorbeeld gebruikmaken van de door de archiefsector ontwikkelde “hotspotlijsten”. Hiermee kunnen gebeurtenissen en kwesties geselecteerd worden die grote invloed hebben op de samenleving. Meer weten over wat een hotspot is, hoe je een hotspotlijst maakt en hoe je deze methode toepast? Lees het op de website van het Nationaal Archief. Je kunt ook gebruikmaken van de “Handreiking periodieke hotspot-monitor” die is ontwikkeld voor lokale overheden. Nog meer informatie over het gebruik van deze methodiek is te vinden op het Kennisplatform Particuliere Archieven.
  2. Geef suggesties voor te archiveren Nederlandse websites door op het Nationale Register Webarchieven. Heb je als erfgoedinstelling geen eigen webarchief, maar wél inhoudelijke kennis over welke websites binnen jouw domein of regio van cultuurhistorisch van belang zijn? Dan kun je je suggesties achterlaten bij dit nationale register. De bestaande webarchiveringsprogramma’s pakken deze vervolgens op. Laat dus hier suggesties achter voor belangrijke website(s) over het Coronavirus. Het Netwerk Digitaal Erfgoed zorgt ervoor dat deze bij de partners in het netwerk terechtkomt.
  3. Maak gebruik van het suggestieformulier van het IIPC (de International Internet Preservation Consortium). Ook daar kun je belangrijke websites over het Coronavirus toevoegen aan een wereldwijde collectie die nu opgebouwd wordt. Deze collectie bevat inmiddels meer dan 2.053 sites in 26 talen en is hier online toegankelijk. Dit initiatief zorgt ervoor dat belangrijke webcontent in de collectie van het Internet Archive komt.
  4. Zoek de samenwerking op met collega-instellingen. Verzamel samen zo goed mogelijk de belangrijkste bronnen. En zorg ervoor dat niet iedereen hetzelfde aan het verzamelen is. Maak zo goed mogelijk gebruik van elkaars kennis en vaardigheden.
  5. Neem contact op met het Netwerk Digitaal Erfgoed wanneer je belangrijk digitaal bronmateriaal hebt, maar niet weet hoe je dit moet bewaren of archiveren. Daar waar mogelijk brengen we je in contact met specialisten uit het netwerk.

Veel erfgoedinstellingen zijn al gestart met het veiligstellen van digitale bronnen. Dus… doe mee en zorg dat we met zoveel mogelijk organisaties de bronnen rondom het Coronavirus duurzaam bewaren voor nu, en voor de toekomst.

Heb je vragen? Neem dan contact op met Marcel Ras, Programmamanager digitale duurzaamheid bij het Netwerk Digitaal Erfgoed, marcel.ras@netwerkdigitaalerfgoed.nl, 0614777671

Noot: deze oproep wordt gesteund door KVAN/BRAIN, de KB-nationale bibliotheek, het Nationaal Archief, het Nederlands Instituut voor Beeld en Geluid, het Stadsarchief Amsterdam, het Haags Gemeentearchief, het Regionaal Archief Nijmegen, het Internationaal Instituut voor Sociale Geschiedenis en IHLIA LGBT Heritage.

Zoeken naar levensverhalen uit de Tweede Wereldoorlog op Oorlogslevens.nl

Wat heeft mijn familie meegemaakt in de oorlog? Dat is vanaf nu terug te vinden op Oorlogslevens.nl: het startpunt voor onderzoek naar de persoonlijke geschiedenissen van WO2-ooggetuigen. Niet eerder zijn vanuit een grote hoeveelheid verspreide bronnen, de persoonlijke verhalen van mensen tijdens de oorlog zichtbaar gemaakt. Het blijft hier niet bij: initiatiefnemer Netwerk Oorlogsbronnen blijft in samenwerking met bronbeherende organisaties continu tijdlijnen toevoegen en uitbreiden.

Dit jaar is het 75 jaar geleden dat de Tweede Wereldoorlog eindigde en steeds minder mensen kunnen er uit eigen ervaring over vertellen. Bronnen zijn daarom onmisbaar om de verhalen van de oorlog blijvend zichtbaar te maken. Informatie over levensgebeurtenissen in oorlogstijd is echter verspreid over databestanden en archiefcollecties in binnen- en buitenland. Oorlogslevens.nl verzamelt deze bronnen op persoonlijke tijdlijnen en vormt zo het startpunt voor onderzoek naar personen in de Tweede Wereldoorlog.

In Oorlogslevens.nl zijn een miljoen namen, uit zo’n twintig verschillende collecties en databases door slimme algoritmes met elkaar vergeleken. Vervolgens zijn gegevens die over dezelfde persoon gaan, aan elkaar verbonden. Zo zijn de levens van bijna 300.000 oorlogsgetuigen gereconstrueerd. Het gaat om oorlogsbetrokkenen - nu alleen nog slachtoffers - die tijdens of na de oorlog zijn overleden. Denk daarbij aan gevangenen in (concentratie)kampen en gevangenissen, slachtoffers van bombardementen, tewerkgestelden, verzetsstrijders, militairen, Joodse, Sinti- en Roma-slachtoffers.

Zo is op Oorlogslevens.nl bijvoorbeeld de tragische levensloop van Hendrikus Franciscus Botterman te vinden. Hij werd na Operatie Market Garden geëvacueerd vanuit Arnhem naar Putten en daar opgepakt tijdens de razzia begin oktober 1944. Na een kortstondig gevangenschap in Kamp Amersfoort wordt Botterman getransporteerd naar concentratiekamp Neuengamme en uiteindelijk - samen met duizenden medegevangenen - op 3 mei 1945 gedood op het schip de Cap Arcona.

Oorlogslevens.nl is permanent in ontwikkeling. Dat betekent dat het niet blijft bij de 300.000 verhalen die nu al beschikbaar zijn. Er wordt continu gewerkt aan verbeterde vindbaarheid van informatie over personen. Tijdlijnen worden verder verdiept door nieuw beschikbare bronnen toe te voegen. Dat gebeurt onder meer door het actief ontsluiten van collecties en archieven met vrijwilligers, waarbij informatie wordt overgetypt en zo digitaal doorzoekbaar wordt gemaakt.

Oorlogslevens.nl is een zoekdienst van Netwerk Oorlogsbronnen in samenwerking met haar partners, en is tot stand gekomen met steun van het Ministerie van VWS, Mondriaan Fonds en Vfonds. Netwerk Oorlogsbronnen - een samenwerkingsverband van zo’n honderd WO2-bron beherende organisaties - heeft tot doel fysiek verspreide bronnen digitaal beter vindbaar en bruikbaar te maken.

Oorlogslevens1%20_%20%C2%A9%20BeeldbankWO2_NIOD.jpg

Medewerkers van de kampadministratie van kamp Westerbork schrijven op het Olympiaplein in Amsterdam (op de sportvelden) honderden joden in op 20 juni 1943, die daarna naar kamp Westerbork worden overgebracht. Foto: gemaakt door Herman Heukels (publiek domein). Beeldbank WO2, collectie NIOD.

Oorlogslevens.nl

Wettenkaart beschikbaar

Begin van dit jaar werden wij samen met andere KIA platforms gevraagd om een bijdrage te leveren aan de Archiefdagen 2019 in Gouda. Na een brainstormsessie bedachten we dat we iets wilden met het woud van wetten waar we als toezichthouders tegenwoordig mee te maken hebben. Niet alleen de Archiefwet, maar ook bijvoorbeeld de AVG of de WOO. Wat kan ons als beroepsgroep verder helpen in het duiden van de verschillende wetten, maar ook het gesprek aangaan met functionarissen binnen onze organisaties die met die andere wetten te maken hebben, zoals een FG of CIO.

Een workshop van drie uur organiseren op de Archiefdagen doe je er ook niet zo maar even bij en we, als aanjagers en kerngroep, waren er al snel over uit dat we dit professioneel aan wilden pakken. Een workshop organiseren en iets opleveren waar we als professionals ook echt iets aan hebben.

Na een gesprek met de Argumentenfabriek, een “denkfabriek” en een goed gesprek met de beheerders van KIA en het bestuur van KVAN/BRAIN kwamen we overeen om twee kennissessies voorafgaand aan de Archiefdagen te organiseren met een afvaardiging uit het archiefwezen, maar zeker ook uit andere beroepsgroepen die met de andere wetgeving te maken hebben. Zo zaten we twee middagen aan tafel met o.a. een FG, een CIO, een Information Officer en een griffie.

Dit vormde de basis voor de wettenkaart zoals in de workshop op de Archiefdagen besproken. De input opgehaald uit de workshop is door de Argumentenfabriek verwerkt en een aantal collega’s hebben een laatste slag erover gedaan.

En afgelopen donderdag, 31 oktober, was het dan zover en hebben we de wettenkaart gepresenteerd op onze najaarsbijeenkomst van het platform Toezicht. De eerste kaart hebben we uitgereikt aan één van de jongste toezichthouders, Lotte Oldegbers, van de provincie Noord-Holland.

De wettenkaart is niet een onuitputtelijke kaart met alle wet- en regelgeving en alle maatregelen. De kaart bevat de belangrijkste punten die uit de sessies naar voren zijn gekomen.

Donderdagmiddag hebben we in een plenaire sessie en een workshop input opgehaald op een eerste aanzet die op de Archiefdagen is gemaakt met een belemmeringenkaart en oplossingenkaart. Deze input wordt verwerkt en de powerpoint van de belemmeringen en oplossingen komt binnenkort ook op het platform te staan.

Voor nu hopen we als kerngroep dat jullie de wettenkaart goed kunnen gebruiken in gesprekken met andere functionarissen.

Namens de kerngroep
Peter Diebels
Annemieke Adema
Jeanine Nolen
Petra Helwig
Manja Koomen
Maaike van Driel
Chantal Menting

Bekijk de wettenkaart hier

 

wettenkaart

Nationaal Archief publiceert definitieve Richtlijn archiveren voor overheidswebsites

De Richtlijn archiveren overheidswebsites is door het Nationaal Archief opgesteld met veel hulp en kennis van experts bij andere overheden en archiefinstellingen. De conceptversie van de richtlijn is eerst op KIA aangeboden voor een openbare review. Daar is massaal op gereageerd. Het Nationaal Archief heeft de indieners van commentaar gevraagd hun input zelf te prioriteren (hoog, midden, of laag). Samen met een redactiegroep met verschillende experts zijn de belangrijkste commentaren als eerste verwerkt. De laaggeprioriteerde commentaren zijn grotendeels verwerkt in de commentaren met prioriteit “hoog”. Vervolgens is de richtlijn vastgesteld door de Standaardisatieraad. Dit gremium bestaat uit centrale en decentrale archiefvormers en archiefinstellingen op directie- en/of CIO niveau met ervaring in het primair proces. Zij vertegenwoordigt de belangen van organisaties die gebruik maken van kennisproducten, zoals de Richtlijn archiveren overheidswebsites

Alle commentaren zijn geanonimiseerd en staan in de tabel die je hieronder kunt downloaden. Daarin lees je ook de verantwoording voor de commentaren met de prioritering ‘hoog’ en ‘midden’. Bij prioriteit ‘hoog’ staan de inhoudelijke overwegingen voor de verwerking.

Verwerkte commentaren review richtlijn archiveren overheidswebsites.xlsx

Hoe gaat het Nationaal Archief nu verder? 

De richtlijn is er, maar nu begint het eigenlijk pas: aan de slag met websitearchivering! Binnen het Rijk is al een project gestart voor de implementatie. Het Nationaal Archief volgt deze en andere implementaties van de richtlijn om te kijken of er na verloop van tijd aanpassingen nodig zijn. Lees er meer over op  www.informatiehuishouding.nl

Waarom een richtlijn? 

De formele opdracht kwam van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, naar aanleiding van een rapport van de Erfgoedinspectie (EGI). De EGI wees op de gevolgen van het verlies van informatie als gevolg van het niet archiveren van de ruime meerderheid van overheidswebsites. De EGI wees hiervoor als oorzaak aan een gebrek bij overheidsorganisaties aan kennis en handvatten.

Via het platform KIA kun je alles volgen over webarchiveren maar ook vragen stellen of reacties achterlaten.

webarchivering
Richtlijn archiveren overheidswebsites

Vernieuwing archiefmodellen decentrale overheden

Recent zijn de VNG modellen voor de archiefverordening en het besluit informatiebeheer geactualiseerd. KVAN/BRAIN en LOPAI hebben bij die gelegenheid opnieuw afgewogen of het nodig was daarnaast hun eigen modellen in stan d te houden. De modellen van KVAN/BRAIN zijn uitgebreider doordat ze teruggrijpen op de onderliggende regelgeving. De VNG daarentegen kiest ervoor om in haar modellen niets over te nemen dat al in regelgeving is vastgelegd. De ervaring leert dat veel decentrale overheden waar de archiefwetgeving geen dagelijkse kost is, het prettig vinden om kaders te hebben die zelfstandig leesbaar en hanteerbaar zijn. De modellen van KVAN/BRAIN en LOPAI voorzien in die behoefte en worden veel gebruikt. Daarom hebben de besturen besloten de modellen te handhaven.
 

Hulp gevraagd

Dat betekent wel dat ook wij onze modellen voor de archiefverordening en het besluit informatiebeheer moeten actualiseren. Ook wordt in het eerste kwartaal van 2019 de Handreiking Inrichting informatie- en archiefbeheer bij samenwerkingsverbanden (Verbonden Partijen) opnieuw tegen het licht gehouden. Hiervoor hebben we de hulp van onze leden hard nodig.

 
Dus heb je aanvullingen op of verbeterpunten voor de Handreiking  of ervaringen die als voorbeeld kunnen dienen voor collega’s betreffende dit onderwerp of ben jij de enthousiasteling die wil meewerken aan het updaten van de KVAN/BRAIN modellen en met ons inventariseert welke andere modellen of richtlijnen een actualisatie behoeven of wellicht ontbreken? Chantal Menting en Peter Diebels willen deze klus begin 2019 ter hand nemen en hopen dat een groot aantal vakgenoten zich geroepen voelt om mee  te denken en te werken.

 Enthousiast, geïnteresseerd? Laat dan een reactie achter op KIA of mail Chantal of Peter via  c.menting@amersfoort.nl of pgm.diebels@pzh.nl. Deze actualisatie is een goede manier om je archiefwettelijke kennis op te frissen en bij te spijkeren. De samenwerking met collega's vanuit verschillende (soorten) organisaties is bovendien altijd leuk en verrijkend. 
Archiefwet
Archiefverordening
Besluit Informatiebeheer
Handreiking Verbonden Partijen

KVAN/BRAIN houdt vast aan eigen modelverordeningen

Naar aanleiding van de recente vernieuwing van de VNG-modellen voor de Archiefverordening en de Beheerregeling Informatiebeheer ontvingen de besturen van KVAN/BRAIN veel vragen over het voortbestaan van de eigen modellen. De modellen van KVAN/BRAIN blijken veel gebruikt te worden. Van verschillende kanten werd ons dan ook verzocht om deze in aanvulling op de VNG-modellen te laten bestaan. De besturen hebben nu besloten om aan die wensen tegemoet te komen.

Uitgebreider werkt soms beter

Beide modellen zijn naast elkaar te gebruiken, waarbij het voornaamste verschil is dat de BRAIN-modellen veel uitgebreider zijn in vergelijking met die van de VNG. Het advies om hogere wetgeving niet te "herhalen" in lokale verordeningen past in de structuur van de modelverordeningen van de VNG. KVAN/BRAIN vindt dat uitgebreidere regelingen die wel verwijzen naar wetgeving in veel gevallen handiger zijn in het gebruik. Zeker wanneer het gaat om overheidsorganen die niet regelmatig met die hogere regelgeving werken, bijvoorbeeld omdat er geen specialist bij de gemeente werkt, is het praktisch als het lokale kader compleet is. Gebleken is dat veel gemeenten juist de uitgebreide versie waarderen, omdat daarbij niets steeds teruggegrepen hoeft te worden naar Archiefwet, - besluit, of -regeling.

Actualiseren huidige modellen

Een juridische aanpassing van de KVAN/BRAIN-modellen is wel nodig en eenvoudig te realiseren. Voor de modelverordening door alleen die artikelen op te nemen die behoren tot de bevoegdheid van de raad en voor het Besluit informatiebeheer door het besluit te veranderen in een werkinstructie of beheerregeling. Aangezien de KVAN/BRAIN-modellen ook de basis zijn voor de archiefregelgeving van provincies en waterschappen kunnen ook die eenvoudig worden aangepast. De Werkgroep Modellen neemt deze actualisatie op zich. Chantal Menting heeft hierin het voortouw.

 

Archiefverordening
Beheerregeling Informatiebeheer

Handreiking Bewaren e-mail Rijksoverheid

Het programma Rijk aan Informatie (RaI) heeft een nieuwe werkwijze ontwikkeld voor het bewaren van e-mail. Deze werkwijze maakt het mogelijk om wel te voldoen aan de vereisten van de Archiefwet, de WOB en de AVG op een manier die van individuele medewerkers minder vergt dan bestaande werkwijzen. Deze nieuwe werkwijze gaat uit van het zo min mogelijk belasten van de medewerker, gecombineerd met het slim en veilig terug kunnen vinden van informatie en beoogt het realiseren van een tweetal doelen:

  1. Het veiligstellen van de inhoud van de e-mailboxen van de Rijksoverheid, zolang de desbetreffende informatie beschikbaar moet zijn voor het behandelen van WOB-verzoeken, parlementaire enquêtes, etc.
  2. Het blijvend bewaren van de veiliggestelde e-mails die met het oog op toekomstig (historisch) onderzoek van waarde worden geacht. Blijvende bewaring houdt in dat informatie op termijn over wordt gebracht naar het Nationaal Archief, waar de betreffende e-mail door het publiek mag worden ingezien voor zover daar op grond van de Archiefwet geen beperkingen aan zijn gesteld.

Download hier de concepthandreiking Bewaren van e-mail Rijksoverheid

Schimmel op het spoor

Het Kennisplatform Conservering inventariseerde vragen en problemen bij het beoordelen en behandelen van schimmel en zocht er de antwoorden bij.

Hulpmiddel voor beheerders

Deze samenwerking leverde een handige publicatie op die beheerders van papieren erfgoed praktische ondersteuning biedt bij het beoordelen van mogelijke schimmelgroei en het opstellen van een efficiënt behandelplan daarvoor. Spoorloos? Bekijken, beoordelen en behandelen van schimmel op papier is de eerste KIA-publicatie. Auteurs zijn Gabriëlle Beentjes (Nationaal Archief), Frederike Leffelaar(Noord-Hollands Archief) en een UvA-student Fleur van der Woude. 

papierconservering
schimmel

Factsheet AVG en archivering

Archieven en collecties bevatten massa's persoonsgegevens. Vanaf 25 mei 2018 treedt de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) in werking. Deze wet stelt deels nieuwe eisen aan de verwerking van persoonsgegevens en kent strengere sancties dan de Wet Bescherming Persoonsgegevens. De wet draait in essentie om een juiste belangenafweging en waarborging van de grondrechten en fundamentele vrijheden van de betrokkenen. Deze factsheet geeft weer wat dat betekent voor het werk van archiefprofessionals en archiefinstellingen. 

AVG, persoonsgegevens, Archiefwet
Abonneer op Hulpmiddelen en modellen